BUILD work recorder
Đây là một ứng dụng nhỏ cài trên máy tính, giúp ghi lại cách nhân viên làm một việc trên phần mềm web của công ty, để sau này có thể tự động hóa việc đó.
Nhân viên làm việc trong một cửa sổ Chrome riêng do ứng dụng mở, dùng hồ sơ làm việc riêng, nên Chrome cá nhân, dấu trang và mật khẩu đã lưu của họ không bị ảnh hưởng. Ứng dụng lưu lại mọi thứ mà cửa sổ đó gửi đến trang web và nhận về, trên bất kỳ trang nào mở trong cửa sổ, kể cả dữ liệu đăng nhập; không có thông tin nào bị xóa hoặc che đi. Đây không phải video quay màn hình. Nhân viên tự bấm bắt đầu và dừng từng lần ghi, và khi đang ghi, ứng dụng hiện màn hình "Đang ghi dữ liệu".
Trước khi được gửi ra khỏi máy, bản ghi được khóa lại. Máy nhân viên chỉ có ổ khóa chứ không có chìa, và chỉ người giữ chìa khóa tương ứng mới mở được bản gửi đi. Mặc định, bản này tự động gửi lên kho lưu trữ riêng trên mạng, và nhân viên có thể tắt chế độ tự gửi. Bản gốc chưa khóa vẫn nằm trên máy nhân viên, nên anh/chị cần coi chiếc máy đó là nơi chứa dữ liệu nhạy cảm.
Bản ghi cho thấy phần mềm web phản hồi thế nào ở từng bước phía sau giao diện. Nhờ đó, một người làm kỹ thuật có thể dựng công cụ làm cùng việc mà không cần ai ngồi bấm, thay vì chờ nhà cung cấp làm thêm tính năng kết nối. Bản thân ứng dụng chỉ ghi lại. Dựng công cụ đó là một việc riêng, và công cụ ấy có thể bị điều khoản của nhà cung cấp giới hạn hoặc bị hỏng khi nhà cung cấp thay đổi hệ thống.
Mỗi máy phải được kích hoạt trước khi ghi, và người quản trị duyệt từng máy. Bộ cài chưa được Apple hay Microsoft ký số, nên lần đầu cài hoặc mở ứng dụng, nhân viên sẽ thấy cảnh báo bảo mật và phải chọn cho phép mở tiếp. Ứng dụng chạy trên Mac chip Apple Silicon (M1 trở lên) và Windows 10 hoặc 11 bản 64-bit, cần có Google Chrome, và giao diện hoàn toàn bằng tiếng Việt.
Hãy ghi trên tài khoản của công ty. Trước khi bắt đầu, hãy báo cho nhân viên biết ứng dụng ghi lại những gì và vì sao. Chỉ dùng cửa sổ làm việc cho đúng việc đang ghi, đừng mở email cá nhân hay tài khoản ngân hàng trong đó. Đây là lời khuyên thực tế, không phải tư vấn pháp lý.
Tôi làm Chrome Flow Capture cho những việc chỉ vài người biết làm: ngày nào cũng bấm qua đúng những màn hình ấy trên cùng một phần mềm web, mà chưa ai viết ra các bước. Ghi trọn một phiên làm việc thật cho thấy việc đó thực sự được làm ra sao, và đó là điểm bắt đầu để tự động hóa nó.
Nếu đội ngũ của anh/chị cũng lặp lại những việc như vậy và anh/chị muốn trao đổi thêm, hãy gửi email cho tôi tại hello@innostack.work và cho biết việc đó diễn ra trên phần mềm web nào.